Bij zorginstellingen zijn de personeelskosten vaak de grootste uitgave. Zorg gaat immers om mensen die andere mensen helpen. Als een instelling in de zorg financieel in de problemen komt, heeft dat vaak te maken met te hoge personeelskosten. Goed inroosteren van personeel is dus enorm belangrijk. Maar hoe doe je dat? Wat is nu eigenlijk goed roosteren? Hieronder een best practise zoals Infomedic die ooit heeft doorontwikkeld vanuit diverse goede ideeën bij klanten in de VVT. Deze zijn vaak generiek toepasbaar, maar een versie voor de gehandicaptenzorg is in voorbereiding!

Doel

“Goed roosteren” biedt managers ondersteuning om een gelijkmatige en efficiënte planning van de personele capaciteit te organiseren. De werkwijze die beschreven wordt, valt binnen het kader van wet- en regelgeving en de CAO.

Inhoudsopgave

1. Uitgangspunten
2. Roosterperiode
3. Vaste vrije dag
4. Wijzigingen op het rooster
5. Werken op meer dan één afdeling/ locatie
6. Vaste/flexibele schil
7. Jaarurensystematiek

Bijlage: Jaarurensystematiek (JUS)

1. Uitgangspunten

Het doel van roosterplanning is te zorgen voor een gelijkmatige en efficiënte planning binnen de diverse organisatorische eenheden. Hierbij gelden de volgende uitgangspunten:

1. Een efficiënte formatieopbouw en het beheersbaar houden van de personeelskosten;
2. Het maken van een verantwoorde afweging van cliënt-, organisatie- en medewerkerbelang;
3. De continuïteit en kwaliteit van de zorg;
   1. Zoveel als mogelijk vertrouwde gezichten voor bewoners door het beperken van de inzet van tijdelijke -/ vakantiekrachten. Dat draagt bij aan rust op de locatie / afdeling of in de woning (voor bewoners én medewerkers);
   2. Een goed evenwicht tussen diverse deskundigheden / niveaus zodat de kwaliteit van zorg gewaarborgd blijft;
   3. Zo min mogelijk onder- of overbezetting op de afdelingen door middel van een ‘vlak’ rooster over het gehele jaar (zie kopje en bijlage Jaarurensystematiek);
   4. Er wordt actief gezocht naar een rooster dat zo veel mogelijk tegemoet komt aan de wensen en beperkingen van medewerkers – dit betreft zowel de contractvorm en –omvang als de wijze waarop werktijden en verlof worden ingeroosterd.
   5. Het moet glashelder zijn wie verantwoordelijk is voor het rooster en welke ondersteuning zij hierbij kan verwachten van wie;
   6. Uitzonderingen zijn onvermijdelijk en worden in alle redelijkheid door de verantwoordelijke in overweging genomen.

2. Roosterperiode

Het rooster wordt 4 weken voor het aflopen van het lopende rooster bevestigd (*cao art 5.1.);

Het rooster wordt voor een periode van minimaal 4 weken uitgegeven. Indien het rooster voor een langere periode uitgegeven is, kan dit rooster tot 4 weken voor de ingangsdatum om organisatorische redenen gewijzigd worden.

3. Vaste vrije dag

Alle medewerkers kunnen één vaste wens overeenkomen met betrekking tot een vrije dag of dagdeel. Uitzonderingen op deze vaste wens zijn de verplichte scholingen en de feestdagen. Elke twee jaar worden de vaste wensen opnieuw geïnventariseerd en geaccordeerd, waarbij de eerdere wens vervalt. Indien de individuele wensen niet sporen met het organisatiebelang, prevaleert het organisatiebelang.

4. Wijzigingen op het rooster

Medewerkers zijn medeverantwoordelijk voor het gezond houden van het rooster. Dit houdt in dat:

• Indien het rooster het toelaat, zijn wijzigingen mogelijk in overleg met de leidinggevende;
• Het onderling ruilen van diensten is toegestaan, op voorwaarde dat rekening wordt gehouden met de benodigde deskundigheid en het soort dienst. Geruilde diensten worden goedgekeurd door de leidinggevende.

5. Werken op meer dan één afdeling/ locatie

Medewerkers werken bij voorkeur op één afdeling / locatie in verband met de mate van flexibiliteit en het voldoen aan en de bewaking van wettelijke rust- en arbeidstijden.

Oproepkrachten worden op verzoek en in overleg op meerdere locaties ingezet.

Indien een medewerker op meerdere locaties werkzaam is, gaan de leidinggevenden in overleg over welk rooster voor gaat en welk rooster op het ander wordt aangepast.

6. Vaste/flexibele schil

1. Een dienstrooster bestaat uit een vaste en een flexibele schil. Als maatstaf hanteren we dat grotere contracten over het algemeen tot de vaste schil behoren en kleine contracten (± tot 20 uur) en oproepkrachten tot de flexibele schil;
2. De medewerkers die de vaste schil bezetten werken vanuit een basisrooster waarin wordt gestreefd naar een vaste en logische vrije dagen patroon;
3. De medewerkers die de flexibele schil bezetten worden ingeroosterd volgens een jaarurensystematiek (zie bijlage), waarbij rekening wordt gehouden met het door hen gewenste roosterpatroon;
4. De doelgroep van de afdeling bepaalt de mate van flexibiliteit – een cliëntgroep met veel wisselingen in de zorgvraag vraagt een grotere flexibiliteit dan cliënten met een stabiele zorgvraag.

7. Jaarurensystematiek

Door middel van een jaarurensystematiek kan de organisatie medewerkers inzetten op tijden dat ze het meeste nodig zijn. Hierdoor kan de piek tijdens de zomerperiode worden opgevangen en wordt voorkomen dat we in delen van het jaar uitzendkrachten en extra vakantiekrachten moeten inhuren, terwijl andere delen van het jaar er meer medewerkers ingezet worden dan nodig is en er stuwmeren aan verlof ontstaan.

Bij een jaarurensystematiek wordt uitgegaan van een arbeidsduur op jaarbasis, wat betekent dat de arbeidsduur per week kan variëren.

De voltijdnorm is 1872 uur bruto per jaar. Van de bruto uren worden de verlofuren afgetrokken. De medewerker houdt dan een aantal netto uren over welke hij over het jaar moet werken. Dit aantal uur is afhankelijk van het arbeidspercentage.

Voorbeeld

Een parttimer met een contract van 50 procent moet in een jaar 50 procent van 1872 uur = 936 uur werken. Dit is het aantal bruto uren. Daar worden nog de voor die persoon geldende verlofuren van afgetrokken.

Voor meer informatie en mogelijke consequenties, zie bijlage ‘Jaarurensystematiek’.

Bijlage Jaarurensystematiek (JUS)

Inhoudsopgave:

1. Inleiding
2. Waarom een jaarurensystematiek
3. Bruto-netto uren
4. Arbeidspatroon
5. Salaris
6. ORT
7. Vakantie
8. Ziekte
9. Meeruren
10. Wijziging gemiddelde arbeidsduur
11. Beëindiging van het dienstverband
12. Implementatie jaarurensystematiek

1. Inleiding

Werken met een jaarurensystematiek (hierna genoemd JUS) betekent dat in de arbeidsovereenkomst voortaan wordt uitgegaan van het aantal te werken uren op jaarbasis. Het zorgt ervoor dat werknemers naar rato van hun dienstverband per jaar een gelijk aantal uren werken. De invoering van een JUS maakt het mogelijk op een flexibele wijze om te gaan met bedrijfsvoering en personeelsinzet. Dat wordt gecombineerd met de behoefte aan maatwerk: de afstemming op individuele wensen en mogelijkheden van medewerkers.

2. Waarom een jaarurensystematiek (JUS)

Een jaarurensystematiek maakt het mogelijk op een flexibele wijze om te gaan met bedrijfsvoering en personeelsinzet. Dit biedt [NAAM INSTELLING] goede, maar ook goedkope mogelijkheden om de flexibiliteit en de efficiency te verhogen. Een jaarurensysteem kan een structurele oplossing zijn voor seizoensschommelingen, onvoorspelbare orders en voor “hollen en stilstaan”. We willen de werktijdcapaciteit van onze werknemers beter benutten. Hiermee voorkomen wij dat we in delen van het jaar uitzendkrachten moeten inhuren, terwijl andere delen van het jaar er meer medewerkers ingezet worden dan nodig is en er stuwmeren aan verlof ontstaan. [NAAM INSTELLING] wil de werknemer beter inzetten op tijden dat hij hen het meest nodig heeft. Ook voor werknemers zijn er voordelen aan te wijzen. Door goede afspraken te maken, krijgen ze de kans om te werken op gunstige momenten. En er zullen meer vaste medewerkers behouden kunnen blijven.

Bij de JUS wordt de arbeidsduur niet langer uitgedrukt in het aantal arbeidsuren per week, maar in het aantal te werken uren per jaar. Voor medewerkers met een fulltime aanstelling is de norm bijvoorbeeld vastgesteld op 1878 uur per jaar (voltijdnorm). Dit is een gemiddelde dat is berekend over meerdere jaren, inclusief schrikkeljaren, gebaseerd op een 36-urige werkweek.

3. Bruto-netto uren

In de JUS wordt over bruto- en netto uren gesproken. De 1878 uur zijn bruto uren. Van dit aantal worden nog vakantie- en verlofuren afgetrokken. De medewerker houdt dan het aantal netto uren over. Het aantal netto uren kan per medewerker verschillen. Het aantal verlofuren in een jaar is immers afhankelijk van zijn arbeidspercentage en de leeftijd (zie overgang- en garantieregeling PLB uren).

Voor parttimers geldt dat het aanstellingspercentage wordt gerelateerd aan de voltijdnorm.

Voorbeeld

Een parttimer met een contract van 50 procent moet in een jaar 50 procent van 1878 uur = 939 uur werken. Dit is het aantal bruto-uren. Daar worden nog de voor die persoon geldende verlofuren van afgetrokken.

4. Arbeidspatroon

Hoewel de minimale en maximale inzet per week, bij het hanteren van een jaarurensystematiek volgens de CAO kan worden losgelaten, d.w.z. dat een medewerker met een gemiddelde arbeidsduur van 18 uur per week de ene week 36 uur kan worden ingezet en de andere week 0 uren, blijft het uitgangspunt te streven naar een evenwichtig arbeidspatroon.

Het aantal te werken uren op jaarbasis (netto) wordt bepaald door de overeengekomen arbeidsduur (bruto) te verminderen met verlofuren. Het is aan de werknemer om te bepalen hoeveel verlof ze op wil nemen. Het is aan de werkgever om hierop te sturen. Per jaar wordt bepaald wat het minimum aantal te werken uren is en het maximum (aanvragen zorgverlof en onbetaalde verlofsoorten nog even buiten beschouwing gelaten).

In overleg met de werknemer wordt de indeling van zijn arbeidspatroon bepaald. Het overleg vindt tenminste jaarlijks plaats en is gericht op het bereiken van overeenstemming. Indien de individuele wensen niet sporen met het instellingsbelang, prevaleert het instellingsbelang. Een medewerker kan minstens 1 vaste dag (of dagdeel) aangeven waarop hij niet inzetbaar is.

De spreiding van het aantal te werken uren over het jaar dient te leiden tot een evenwichtig arbeidspatroon. In het arbeidspatroon dienen zowel de te werken uren als geclusterde vrije tijd duidelijk herkenbaar te zijn. Tevens dient hierbij rekening te worden gehouden met de cao artikel 6.1.8 (opnemen van vakantieverlof).

Een eenmaal overeengekomen arbeidspatroon kan in overleg tussentijds worden aangepast.

5. Salaris

Het salaris blijft gebaseerd op de overeengekomen gemiddelde arbeidsduur en is daarmee losgekoppeld van het feitelijk aantal gewerkte uren per maand.

6. ORT

De jaarurensystematiek heeft geen invloed op de ORT.

7. Vakantie

Bij de bepaling van de vakantieperiode wordt zoveel mogelijk rekening gehouden met de wensen van de medewerker. Deze moet zijn wensen tijdig (tijdig = zie verlofbeleid) kenbaar maken aan zijn leidinggevende.

De werkgever dient de werknemer in de gelegenheid te stellen het aantal in het kader van de jaarurensystematiek vastgestelde uren te werken. Indien de werknemer niet door de werkgever in de gelegenheid is gesteld het aantal vastgestelde uren te werken, mag dit tekort aan uren niet als vakantie worden aangemerkt.

Indien vakantie-uren worden opgenomen op een dag waarop volgens individueel arbeids- en rusttijdenpatroon een bepaald aantal uren zou worden gewerkt, dan wordt dit aantal uren geregistreerd als vakantie (voorbeeld: als een medewerker is ingeroosterd voor 5 uur, maar de medewerker neemt die dag een verlofdag op, worden er 5 verlofuren gerekend).

8. Ziekte

Indien de werknemer zijn arbeid ten gevolge van ziekte/arbeidsongeschiktheid niet verricht, wordt het aantal doorbetaalde ziekte-uren gebaseerd op het overeengekomen arbeidspatroon (= geplande rooster). Wanneer geen arbeidspatroon is overeengekomen, geldt de gemiddelde contractuele arbeidsduur.

Indien de werknemer zijn arbeid ten gevolge van zwangerschaps- en bevallingsverlof niet verricht, geldt de gemiddelde contractuele arbeidsduur.

9. Meeruren

Met de JUS kan er geen sprake meer zijn van teveel of te weinig gewerkte uren in een maand. De te werken uren worden verdeeld over het jaar, zodat uiterlijk op 31 december alle uren zijn gewerkt. Soms kan er afgeweken worden van het aantal overeengekomen uren dat iemand zou werken. Als er extra uren gewerkt zijn, boven de bij de werktijdregeling vastgestelde uren, is de hoofdregel dat die uren worden uitbetaald.

10. Wijziging (gemiddelde) arbeidsduur

Wijzigingen in de gemiddelde wekelijkse arbeidsduur worden verwerkt via een gegevenskoppeling tussen het personeelsinformatiesysteem en het personeelsplanningsysteem. Op basis van de functie- en contractgegevens berekent het personeelsplanningsysteem de bruto jaaruren. In het personeelsplanningsysteem wordt gesproken van normuren. Aan de hand van het aantal normuren worden de dienstroosters en de betaalde vrije uren ingepland.

Voorbeeld

Een medewerker met een fulltime dienstverband (36 uur per week) krijgt een arbeidstijdwijziging en gaat per 1 juli 16 uur per week werken.

Aanvankelijk is berekend dat deze medewerker conform de CAO per jaar (bruto) 1878 uur moet werken. In de eerste zes maanden van het jaar werkt deze medewerker fulltime.

• Het aantal te werken uren in deze maanden bedraagt 156,5 uur per maand (1878 / 12).
• Vanaf 1 juli wordt het aantal te werken uren per maand gewijzigd.
• Het aantal maanduren bedraagt: (16 / 36) * (1878 / 12) = 68,86 uur per maand.
• Het aantal jaaruren voor dit jaar bedraagt: (6 * 156,5) + (6 * 68,86) = 1352,16 uur.

11. Beëindiging van het dienstverband

Bij het einde van de arbeidsovereenkomst worden te veel of te weinig gewerkte uren zoveel mogelijk gecorrigeerd binnen de opzegtermijn. Het resterende verschil wordt verzilverd of verrekend met vakantie-uren dan wel ingehouden op het laatste salaris, met inachtneming van de wettelijke bepalingen.

12. Implementatie jaarurensystematiek

De feitelijke inzet van medewerkers wordt direct geregeld door het centrale planbureau en in het geval van de kleinschalige woonvormen door de leiding. Hiermee wordt beoogd dat de afstemming tussen de vraag (de zorgbehoefte van de cliënt) en het aanbod (de medewerker) zo efficiënt mogelijk op elkaar zijn afgestemd. Deze afstemming is onderhevig aan, soms acute, veranderingen.

Door te werken met een jaarurensystematiek wijken we af van de kaderregeling werktijden waarin wordt verwezen naar het volgende: Deze gemiddelde 36-urige werkweek voor medewerkers met een voltijds-arbeidsduur wordt gemeten op half jaar basis. Voor medewerkers met een deeltijd arbeidsduur wordt de arbeidsduur gemeten op jaarbasis.